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Ciascuna delle entità delineate rappresenta un insieme di adempimenti che fanno riferimento ad un dettaglio informativo omogeneo e potenzialmente diverso da quello a supporto delle altre entità. Un esempio è rappresentato dalla distinzione per controparte (controllata, collegata, ecc.) che è prevista per il bilancio civilistico e per il consolidato, ma non è necessaria ai fini degli adempimenti fiscali.
Le esigenze informative di dettaglio vanno ricercate ponendo in relazione le macro entità sopra evidenziate per aree operative omogenee. Per ciascuna area analizzata, gli aspetti patrimoniali ed economici devono essere esaminati congiuntamente.
Le esigenze informative di dettaglio riferite alle entità suddette guideranno la definizione del piano dei conti determinandone il livello di analiticità, ovvero il numero di conti al livello più basso. Pertanto, il piano dei conti dovrà risultare il minimo comune multiplo tra le diverse esigenze informative.
Definito il livello di analiticità del piano dei conti (numero dei conti di dettaglio) determinato dalle singole necessità informative, occorre strutturare le informazioni di dettaglio su differenti livelli di aggregazione al fine di agevolare la consultabilità di dati. Aggregare conti analitici significa scegliere qual è l'entità che si vuole immediatamente rappresentata dalla struttura logica e quale, invece, quella che potrà essere rappresentata solo mediante una riaggregazione di voci appartenenti a strutture diverse (entità secondaria).
La struttura logica del piano dei conti può essere definita, quindi, come l'insieme di dati contabili, organizzati su differenti livelli di aggregazione, che il sistema di Contabilità Generale sarà in grado di gestire attraverso il piano dei conti.
Le aggregazioni funzionali ad ulteriori esigenze non potranno che essere ottenute di volta in volta tramite elaborazioni ad hoc. Oltre a tali regole "metodologiche" da seguire, è opportuno che la struttura logica del piano dei conti venga arricchita, per ciascun aggregato contabile, con l'informazione della frequenza di produzione dell'aggregato stesso. Saranno le esigenze informative a determinare tale dato. Dalla struttura logica, corredata dei dati aggiuntivi, sarà possibile definire la struttura operativa del piano dei conti, ovvero l'insieme di mastri, conti, sottoconti, ecc., opportunamente codificati, che costituiranno la base sulla quale poggerà il sistema di Contabilità Generale. Infatti, come vedremo nel paragrafo successivo, la struttura operativa del piano dei conti non ricalca in modo speculare quella logica.