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Per struttura operativa del piano dei conti si intende l'insieme di gerarchie di mastri che compongono il piano dei conti stesso, così come gestite dalla procedura di contabilità generale.
La struttura operativa non sempre corrisponde a quella logica. Spesso le esigenze informative di maggior dettaglio derivano da adempimenti di natura periodica (redazione della situazione economica mensile, redazione del bilancio, ecc.). Ragion per cui è opportuno identificare dei conti di dettaglio (conti analitici) da alimentare solo in relazione a tali adempimenti.
Per le registrazioni ordinarie, ovvero quelle non correlate a specifici adempimenti, anche al fine di snellire il processo contabile, risulta invece preferibile definire dei conti che rappresentano aggregazioni più ampie (conti sintetici). L'insieme dei "conti sintetici" e dei "conti analitici" rappresenta il livello informativo massimo che vuole essere tratto dal piano dei conti aziendale. Con riferimento all'alimentazione dei conti occorre far presente che possono essere utilizzate due differenti modalità tra loro complementari: "a movimenti" e "a saldi". Secondo la prima modalità il conto viene alimentato al verificarsi di ogni evento contabile, originario e derivato.
La seconda, tipicamente a fronte di conti patrimoniali, prevede, invece, che l'alimentazione avvenga sulla base di situazioni di inventario ad una data prestabilita. Le diverse modalità di alimentazione spesso coesistono. "A movimenti" sono, di solito, alimentati i conti di sintesi, mentre i conti analitici sono alimentati "a saldi" con la frequenza dettata dall'adempimento periodico a cui sono correlati. Ciò consente: · la semplificazione della contabilizzazione dei movimenti (rappresentati nei conti di sintesi) senza rinunciare a un sufficiente dettaglio contabile (rappresentato nei conti analitici); · la quadratura sistematica e proceduralizzata del Giornale, rappresentato nei conti a movimenti, con gli Inventari, rappresentati nei conti a saldi.
A differenziare la struttura operativa da quella logica è, quindi, la costituzione di differenti gerarchie di mastri per separare i conti alimentati "a movimenti" da quelli alimentati "a saldi". Un ulteriore elemento che differenzia la struttura operativa da quella logica è riconducibile alla necessità di evitare che uno stesso conto sia alimentato da più di una procedura o che sia alimentato automaticamente e manualmente. Ciò al fine di operare quadrature (a movimenti e a saldi) tra contabilità ed inventari maggiormente significative. Pertanto, nella struttura operativa saranno definiti tanti conti uguali per quante sono le procedure alimentanti.