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Occorre distinguere le seguenti due ipotesi:

• se i relativi costi hanno avuto utilità in un solo esercizio, essi sono iscritti nel conto economico nel periodo di sostenimento;
• se i relativi costi hanno dato luogo a programmi utilizzabili per un certo numero di anni all'interno dell'impresa, essi sono capitalizzati e sono iscritti alla voce B.I.7 "Altre immobilizzazioni immateriali".

In questi casi, l'ammortamento dovrebbe essere effettuato in un periodo correlato al previsto utilizzo del software in azienda, se ragionevolmente determinabile, altrimenti in tre esercizi a partire da quello di sostenimento dei costi. Nell'ambito di progetti di software sviluppato internamente possono essere capitalizzati solo i costi diretti intesi in modo restrittivo; mentre i costi indiretti attribuibili al progetto, quali gli affitti, gli ammortamenti, i costi del personale con funzioni di supervisione ed altre voci di questo tipo non possono essere differiti non figurando queste tipologie di costi tra quelli direttamente connessi alla creazione del software.
Sono pertanto capitalizzabili:

• gli stipendi ed i costi ad essi connessi del personale che ha lavorato direttamente sul progetto ed il cui lavoro sul progetto è propriamente documentato (ad esempio, mediante schede di accumulo dei tempi);
• i costi esterni attribuibili direttamente al progetto di software.

La capitalizzazione dei costi può iniziare solo nel momento in cui vi sia la ragionevole certezza del completamento e dell'idoneità all'uso atteso del nuovo software. Occorrerà, pertanto, tenere conto della natura del progetto.
Qualora, ad esempio, il progetto abbia un obiettivo specifico e si basi su di una tecnologia sperimentata (ad esempio, un sistema di contabilità fornitori), la capitalizzazione può iniziare dall'avvio della fase di progettazione del sistema o quando il contratto con i terzi è firmato.
Qualora, invece, il progetto di software si riferisca a tecnologia innovativa, e quindi non sperimentata in precedenza, la capitalizzazione deve essere differita fintanto che il progetto non venga concluso (generalmente non prima che la fase di progettazione sia completata). In ogni caso, considerando la rapidità del processo di obsolescenza tecnologica, alla fine di ciascun esercizio è necessario effettuare un'analisi critica del suo utilizzo all'interno dell'azienda e, se da essa risulta che il software non viene più utilizzato o il suo utilizzo non è economico, procedere ad una svalutazione straordinaria del suo valore netto contabile, secondo il disposto del 3° punto dell'art. 2426 (c.d. svalutazione per perdita durevole di valore).
Non possono essere capitalizzati:

• i costi per la manutenzione dei sistemi;
• i costi per gli aggiornamenti e le modificazioni di minor entità;
• gli onorari pagati a consulenti esterni per una consulenza di tipo generale sui sistemi informativi dell'impresa che non sia direttamente associata allo sviluppo di specifici sistemi non devono essere capitalizzati.